В каких случаях рекомендуется проводить кадровый аудит?
Аудит кадровой документации можно проводить в любое время по усмотрению нанимателя. Проведение аудита кадровой документации не является обязанностью нанимателя. Однако с каждым годом изменяются подходы к ведению кадровой документации либо вовсе изменения, касающиеся трудовых отношений нанимателя с работниками. Кроме того, наличие обязательных к разработке и утверждению нанимателем локальных правовых актов, поддержанию их в актуальном в соответствии с законодательством состоянии позволит избежать применение к нанимателю штрафных санкций контролирующими органами.
Вместе с тем, проведение кадрового аудита целесообразно:
— при смене работника, ответственного за ведение кадрового и воинского учета;
— при смене руководителя организации (так как директор в некоторых случаях несет ответственность в порядке административного и уголовного законодательства);
— если запланирована проверка государственного органа.
ТОП-3 изменений 2024 года, на которые необходимо обратить внимание.
1. Постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 10.11.2023 N 41 «Об изменении постановлений Министерства труда Республики Беларусь от 27 декабря 1999 г. N 155 и от 5 апреля 2000 г. N 46» внесены изменения в типовую форму трудового договора и правила внутреннего трудового распорядка. Постановление вступило в силу с 01.01.2024. Также, внесены изменения с 01.01.2024 в Постановление Совета Министров Республики Беларусь от 02.08.1999 N 1180 «Об утверждении Примерной формы контракта нанимателя с работником».
2. Новеллы в порядке ведения личных дел работников с 02.06.2024.
Внесены изменения в Инструкцию о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденной Постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 23.05.2024 N 29.
Руководителю коммерческой организации частной формы собственности дано право решать будут ли вестись личные дела в организации или нет.
Изменения коснулись и перечня документов, включаемых в личные дела работников. Из перечня документов личного дела исключены дополнение к личному листку по учету кадров, автобиография. Личный листок по учету кадров, общие сведения о работнике, обложка личного дела, внутренняя опись личного дела, журнал учета личных дел изложены в новой редакции.
Переформировать ранее сформированные личные дела работников не нужно. Закон обратной силы не имеет, поэтому Постановление N 29 не распространяется на отношения, возникшие до его вступления в силу.
3. Законом Республики Беларусь от 29.06.2023 N 273-З «Об изменении законов по вопросам трудовых отношений» введена возможность электронного взаимодействия между нанимателем и работником согласно ст.29-1 ТК.
Могут совершаться в электронном виде следующие документы:
— предупреждение работника,
— получение согласия работника,
— ознакомление работника с локальными правовыми актами, приказами (распоряжениями) нанимателя, уведомлениями, требованиями и иными документами, ведение которых предусмотрено законодательством о труде,
— обращение работника к нанимателю,
— иные действия, предусмотренные ТК.
Однако в электронном виде не предусмотрено заключение, продление и изменение трудовых договоров, договоров о полной материальной ответственности. Они могут совершаться в электронном виде при условии, что программно-технические средства, используемые нанимателем, позволяют однозначно идентифицировать работника, а также с использованием электронной цифровой подписи.
Список документов, проверяемых нами при проведении кадровой и относящейся к ней документации.
1. Трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним.
2. График отпусков.
3. Трудовые книжки и книги по их учету.
4. Штатное расписание.
5. Правила внутреннего трудового распорядка.
6. Положение об оплате труда.
7. Приказы о приеме, переводе, увольнению, о предоставлении отпуска, о привлечении к дисциплинарной ответственности, о привлечении работника к сверхурочной работе или работе в выходной день, о командировании.
8. Уведомления работникам от нанимателя (о предстоящих изменениях условий трудового договора).
9. Личные дела.
10. Должностные и рабочие инструкции.
11. Гражданско-правовые договоры с физическими лицами.
12. Воинский учет.