Действующее законодательство закрепляет ряд обязанностей для организаций, и это касается не только трудовых отношений с работниками, но и в целом работы с контрагентами. Наличие внутренних локальных документов, соответствующих действующему законодательству, назначение ответственных лиц за ту или иную работу в организации, позволит снизить риск применения контролирующими органами административных взысканий в случае проведения проверки. В тоже время законодательство содержит множество пробелов и позволяет руководителям на локальном уровне разрабатывать и утверждать локальные правовые акты.
Так с чего начать вновь созданной организации. Разберем алгоритм некоторых действий после регистрации компании.
1. Обязанности руководителя организации (директора, управляющего)
С момента заключения трудового договора с руководителем, у руководителя возникает ряд обязанностей в сфере охраны труда и пожарной безопасности.
Во исполнение Закона Республики Беларусь от 23.06.2008 № 356-З «Об охране труда» и постановления Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 28.11.2008 № 175 «Инструкция о порядке обучения, стажировки, инструктажа и проверки знаний работающих по вопросам охраны труда» руководители и специалисты не позднее месяца со дня назначения на должность и периодически в соответствии с требованиями нормативных правовых актов, но не реже одного раза в три года, проходят проверку знаний по вопросам охраны труда в соответствующих комиссиях для проверки знаний по вопросам охраны труда. При этом не имеет значение коммерческая это организация или государственная.
Следует иметь ввиду, что статьей 10.13. КоАП Республики Беларусь предусмотрена административная ответственность за нарушение требований по охране труда, санкция статьи предусматривает штраф в размере от 5 до 40 БВ.
Экзамен по вопросам охраны труда проходит в комиссии Минского городского исполнительного комитета (для зарегистрированных организаций в г. Минске) либо соответствующих комиссиях городских (областных) исполнительных комитетов.
Пожарно-технический минимум (далее – ПТМ) должны проходить руководители и работники, ответственные за обеспечение пожарной безопасности в организации, и те, на кого возложены обязанности по проведению противопожарных инструктажей. ПТМ проходят руководители на всех предприятиях и организациях независимости от формы собственности, так как на них возложены обязанности по обеспечению пожарной безопасности в соответствии с главой 2 Декрета Президента Республики Беларусь от 23.11.2017 N 7 «О развитии предпринимательства».
Руководители и работники объектов, не связанных со взрывопожароопасным (пожароопасным) производством, проходят пожарно-технический минимум не реже одного раза в 3 года и не позднее одного месяца после приема на работу.
2. Разработка и утверждение локальных правовых актов в организации
Правила внутреннего трудового распорядка — локальный правовой акт, регулирующий в соответствии с Трудовым кодексом Республики Беларусь, иными актами законодательства о труде трудовой распорядок у нанимателя, в том числе порядок приема и увольнения работников, основные обязанности сторон трудового договора, режим рабочего времени и времени отдыха, применяемые к работникам виды поощрений за труд и меры дисциплинарного взыскания.
Формы, системы и размеры оплаты труда работников, в том числе стимулирующие и компенсирующие выплаты, устанавливаются нанимателем на основании коллективного договора, соглашения, иных локальных правовых актов и трудового договора (ч. 1 ст. 63 ТК). Таким локальным правовых актом может быть Положение об оплате труда, утвержденное нанимателем.
Локальным правовым актом, регулирующим направление работников в служебные командировки (в пределах и за пределами Республики Беларусь) может быть Положение о командировках, утвержденное нанимателем. Данное положение может содержат вопросы, не урегулированные законодательством, и относящиеся к возмещению расходов, иных выплат, в том числе вопросы принятия подтверждающих документов к бухгалтерскому учету.
Должностные инструкции представляют собой локальный правовой акт, регламентирующий правовое положение работников в организации и определяющий задачи, функции, права, обязанности и ответственность по занимаемым ими должностям. Должностные инструкции разрабатывается на основании требований Общих положений Единого квалификационного справочника должностей служащих (ЕКСД) и соответствующих наименованию должности выпусков.
Единый тарифно-квалификационный справочник работ и профессий рабочих (ЕТКС) обязателен для применения в организациях независимо от их организационно-правовых форм, в которых трудовые отношения основаны на трудовом договоре (контракте), и применяется в целях разработки рабочих инструкций, определяющих конкретное содержание, объем и порядок выполнения работ на рабочем месте (абз. 6 ч. 2 п. 1 Общих положений ЕТКС).
Разработка документов в области защиты персональнных данных.
Одной из обязательных мер по обеспечению защиты персональных данных в организации является издание оператором, являющимся юридическим лицом Республики Беларусь, иной организацией, индивидуальным предпринимателем, документов, определяющих политику оператора в отношении обработки персональных данных.
Оператор определяет состав и перечень мер, необходимых и достаточных для выполнения обязанностей по обеспечению защиты персональных данных, с учетом требований Закона о защите персональных данных и иных актов законодательства,в том числе составляет и ведет реестр персональных данных, обрабатываемых в орагнизации, определяет порядок предоставления доступа к реестру уполномоченных лиц, разрабатывает Политику в области трудовых отношений и осуществления административных процедур, видеонаблюдения, использования на сайте кукис.
Политику нужно разработать до начала обработки персональных данных.
3. Разработка форм кадрового учета предполагает разработку следующих документов
1) Приказы (прием на работу, увольнение, о предоставлении трудового отпуска, о предоставлении социального отпуска, о командировке и т.д.).
2) Штатное расписание.
3) Трудовой договор. Контракт.
4) Табель учета рабочего времени.
5) График отпусков.
4. Назначение ответственных лиц.
В каждой организации должны быть назначены:
— лицо, ответственное за выдачу трудовой книжки и внесение записей в трудовые книжки, уполномоченное нанимателем (ч. 2 п. 25 Инструкции о трудовых книжках);
— структурное подразделение или лицо, ответственное за осуществление внутреннего контроля за обработкой персональных данных (абз. 2 п. 3 ст. 17 Закона о защите персональных данных);
— ответственный за военно-учетную работу (п. 76 Положения о воинском учете);
— должностное лицо организации в области обеспечения пожарной безопасности (ст. 20 Закона о пожарной безопасности);
— должностныее лица, ответственные за организацию охраны труда и осуществление контроля за соблюдением работниками требований по охране труда в организации и структурных подразделениях, а также при выполнении отдельных видов работ (абз. 15 ч. 2 ст. 17 Закона об охране труда);
— ответственный за хранение книги замечаний и предложений (п. 18 Положения о книге о порядке выдачи, ведения и хранения книги замечаний и предложений);
— ответственное лицо за хранение книги учета проверок (п. 4 Правил ведения книги учета проверок, утвержденных постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 18.03.2010 N 383 «О некоторых мерах по реализации Указа Президента Республики Беларусь от 16 октября 2009 г. N 510»).
Подготовим все необходимые документы для успешного начала ведения бизнеса.
Проконсультируем и сопроводим по всем сопутствующим вопросам.
Почему стоит выбрать нас?
Экономия времени и ресурсов
Зачастую штатные юристы имеют узкие обязанности, обусловленные видом деятельности компании, забывая об обязательных требованиях законодательства в различных сферах деятельности. Мы тщательно готовим документы в полном соответствии с буквой закона. Вы экономите свое время, а мы выполняем работу за вас.
Оперативность работы и фиксированная цена
Мы готовим документы за 1-2 дня. Проекты документов направляем вам электронной почтой. Цена не увеличивается в процессе оказания услуг, она остается неизменной и согласовывается на стадии заключения договора.